文档管理系统 (DMS) 本质上是一种自动 文档管理 化关键流程的软件，例如组织、数字化、保护、批准和捕获您的业务文件和文档。
想象一下老式的文件柜（天哪！）。现在，想象一下，如果那个文件柜可以自动完成其中所含文件的整个分类过程——而您所要做的就是跟踪进度。这本质上就是电子文档管理系统的作用。
大多数 DMS 解决方案将数据存储在云中。然而，它们远不止是典型的云存储服务。先进的 DMS 解决方案（例如 M-Files、Bynder 和 Huddle）都能够处理每天在企业中传输的大量文档。
让我们仔细看看文档管理系统如何简化您的流程。
文档管理解决方案的主要优势
您在日常生活中还在使用纸质文件吗？对于管理大量文档的企业来说，将其转换为数字文件并存储在安全服务器上往往是一场噩梦——无论是时间、金钱还是物理存储。
良好的 DMS 软件解决方案将允许这些组织自动将物理副本转换为数字文档并将其存储在云中，从而节省您的物理存储成本。这还可以简化您的其他流程：由于文档现在存储在云中，您的员工可以轻松、即时地访问他们需要的所有信息。
除此之外，文档管理解决方案还可以为您带来以下优势：
DMS 可以节省您的时间
无纸化办公和依赖 DMS 解决方 美国电话号码数据 案将使您的员工有更多时间专注于真正有助于业务增长的重要任务。
所有成功的企业家都知道这一点，但仍然值得一提的是：时间与金钱或利润一样宝贵。在商业世界中，花时间浏览纸质文件并不是一项真正高效的工作。借助 DMS 软件，您的员工可以轻松访问云中的特定文件 – 并通过电子邮件将其转发给同事进行协作。
换句话说，这将为所有参与者节省大量时间。
DMS 是一种管理和分发文档的便捷方式
当谈到软件系统和技术时，特别是消费者驱动的技术，“便利”一词被广泛使用。然而，便利不仅仅针对最终用户；它在商业环境中也获得了巨大的吸引力。
例如，大多数 DMS 解决方案都具有 凯文·麦克海尔 卓越运营 移动可访问性，可通过安装在智能手机、平板电脑和其他移动设备上的应用程序访问。此功能允许公司员工访问存储在云中的相关文件和文档。
使用他们的应用程序，他们将能够随时方便地管理、组织和分发文档。它还将允许他们协作、监控和保护敏感信息。但是，始终确保您已实施移动设备管理以保护您的设备。
它提供了更好的安全性和实用性
数字技术的出现给您的企业带来了各种优势，但同时也带来了潜在的安全威胁。
数据泄露、信息泄露、存储故障和其他威 安圭拉讯息 胁可能会给您的业务带来灾难性的后果。然而，这意味着现在有更多开发人员和服务提供者正在投入巨资，使其产品尽可能安全。
即使您现在正在使用软件系统，开发人员和程序员也在幕后不断努力提高系统的安全性和效率。这就是为什么好的软件解决方案会定期不断更新。
找到适合您的文档管理系统
文档管理解决方案主要旨在为企业提供一种有效自动化业务流程的方法。从捕获纸质文件到将其保存在云服务器中，DMS 解决方案可以从头到尾促进这些流程的自动化。
但是，如何才能找到适合您的文档管理解决方案呢？虽然市场上有很多强大的解决方案，但 YourShortlist 的专家倾向于经常推荐以下两种解决方案：
M-文件
这是一个功能丰富的智能平台，专为中小型企业设计，可帮助他们轻松管理、组织和存储公司文档及其他敏感信息。它非常适合金融服务、制造业和制药等各种行业。
M-Files 包含下列功能：
电子签名支持
版本控制
移动优化
权限控制
自动化工作流程
离线访问
文档模板
内置搜索引擎
M-Files 用户将获得什么？
M-Files 提供三种类型的系统部署。企业可以选择通过云、本地部署 M-Files，或通过混合设置同时部署两者。这对于在网络基础设施和系统部署方面有独特要求的企业来说是理想的选择。
M-Files 可充当所有公司文档和文件的中央数据存储库，使员工能够轻松访问所需的文档。使用内置搜索引擎，用户可以搜索所需的文件，识别上次访问和/或编辑文档的人，并组织整个文件系统，而无需记住文件版本或先前保存的位置。
M-Files 提供各种管理工具，包括文档管理、内容管理、版本控制和第三方应用程序集成。用户可以随时创建任意数量的文件，而不必担心存储位置或如何检索它们。还可以轻松进行文档共享，无论是内部还是外部。他们所要做的就是发送任何文件或文档的直接链接，让收件人可以访问该特定文件。
拜恩德
该平台是一个多功能的全方位营销资源管理解决方案。换句话说，该解决方案提供的不仅仅是文档管理工具，而是一个品牌门户系统，旨在自动化和简化品牌管理、数据共享和营销自动化等流程。
Bynder 的产品可以得到有效利用，帮助简化生产和协作流程，让用户更好地了解营销材料分发和日常运营的其他方面。
Bynder 用户将获得什么？
Bynder 不仅仅是任何标准的数字资产管理或文档管理系统。它具有有助于扩展其应用的功能、工具和功能，使企业能够高效地管理其整个内容生命周期。虽然其他 DMS 解决方案仅专注于文档管理，但 Bynder 提供了全面的营销和资产管理解决方案。
Bynder 拥有可靠且高度可扩展的基础设施，非常适合寻求易于扩展的软件解决方案以满足其不断增长的需求和要求的中小型企业和大型企业。此外，由于系统完全托管在云上，用户可以随时随地通过 Web 浏览器访问其数据。与AWS合作还使 Bynder 能够确保最高 99.9% 的正常运行时间。
Bynder 提供可定制性、易用性和极高的采用率。对于软件解决方案和技术而言，易用性始终对任何技术的可采用性产生影响。开发人员设计产品的方法是站在最终用户的视角，从而确保系统简单直接，学习曲线最小。